No.66
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从视频会议看工作的未来
想要线上会议开得好，请先关掉摄像头！还有，不着痕迹地将对话引向沉默了很久的人。
当《华盛顿人》杂志的首席执行官凯茜·梅里尔(Cathy Merrill)在《华盛顿邮报》上发表专栏文章时，她无意中踩到了雷区，她的故事可以为证。
那篇文章的标题说明了一切―—《作为一名首席执行官，我担心更多的远程工作会侵蚀办公室文化》。人们该如何应对远程工作也是本章要讨论的核心内容。梅里尔哀叹在疫情引发的社交隔离世界里，人们丧失了在办公室里才有的互动。人们不再有在办公室走廊里自发的三分钟谈话，也不再有任何形式的面对面会议。她担心，当一切恢复到疫情前的常态时，员工可能已经习惯了疫情期间偶尔才会去一下办公室的自由。
梅里尔用一个重磅消息结束了她的感叹：想在家工作的正式员工会面临变为合同工的危险。这意味着他们的劳动会按小时计费，以及他们会被剥夺与医疗和退休相关的福利。她说，回到传统办公室最大的好处是拥有基本工作保障。“记住，每个领导者都知道一件事，”她最后说，“最难辞退的是那些你认识的人。”
这篇文章引发的结果是爆炸性的。梅里尔的员工感觉到了不加掩饰的威胁，于是愤怒了。其他机构的同行也感到震惊。梅里尔的员工最终发布了一条推特，其中提到，“我们对凯茜·梅里尔公开威胁我们的生计感到失望”，随后他们罢工了一天，但公众的愤怒持续得更久。梅里尔回应说，人们误解她了，她那篇文章的重点是“保护我们在办公室里建立的文化”。
这讽刺性的一幕并没有逃过我的眼睛。如果那天大家都在办公室工作，那么任何误解都可能很快得到澄清。她本可以及时召开会议，让员工发表他们的不同看法，这时她可以重申她的意图，然后带大家出去喝酒，第一轮由她请。但是梅里尔的员工分散在各处，他们在远处用燃烧的怒火做出了回应。员工们感觉被羞辱了，而梅里尔也留下了伤痕。
在这样一个令人沮丧的现状里，当员工慢慢恢复线下办公时，我们应该如何举行会议？如果继续以全部时间或部分时间远程工作，会有哪些困境等着我们？如果远程工作成为职场的一个永久固定配置，我们能避开上述困境吗？
本章将讨论这些问题。我们将从人们熟悉的事情开始：会议。我们将探讨随着越来越多的人在家里通过视频参加会议，这种办公室活动会发生什么变化。最后，我们将思考如何在家庭办公室里最大限度地提高生产力。正如你将看到的，如果你记住几个关键要点，那么家庭办公室就可以成为和传统办公室一样适宜工作的场所。
会议的未来
我仍然记得在看完一个采访片段后自己的想法：“我已经看到了未来，而且它很有趣！”
你可能也看过那个视频采访片段。在视频里，政治学家罗伯特·凯利(Robert Kelly)教授正在家里接受BBC（英国广播公司）的采访。凯利的孩子们突然出现在视频里，无意间成就了互联网上的一段传说。镜头里首先出现的是一个穿着黄色衬衫的小女孩，她打开了凯利所在房间的门，边笑边蹦跳着来到电脑的镜头前。紧随其后的是凯利9个月大的儿子，他坐在圆形的婴儿学步车里突然滑了进来。采访者提醒凯利孩子们出现了。孩子们的母亲想要挽救这一乱糟糟的局面，她摸索着把孩子们从镜头中拉出来，还把书本打翻到了地上。这部“闹剧”的喜剧效果让大多数好莱坞电影相形见绌。
这个视频里的一些元素似乎预示着会议的未来。
我们首先考虑下这种原位采访所节省下来的资金。凯利住在韩国的首尔，相较于这种在家里进行视频聊天的简便采访方式，让他飞到伦敦接受BBC采访的成本高得多。同理，如果没有办公室通勤，许多企业就可以减少很多交通成本。
其次，远程会议可以“节省”员工斗志。虽然凯利可能是个例外，但通常人们喜欢在家里工作，至少在一部分时间里如此。一项调查表明，在新冠疫情期间，只有14%的人表示在疫情允许的情况下，希望回到每天都去办公室工作的传统模式。而几乎有一半的人说，最好采取混合模式，每周大部分时间在家里工作，偶尔去一趟办公室。
最后，远程会议可以“节省”生产力。包括思科、微软等行业巨头在内的一些公司认为，在家办公的员工的生产力有了很大的提高。高管、经理和员工都对华而不实的会议之多表示惊讶，人们要完成工作，实际上是无须参加这些会议的。但这一观点并不普遍。在家工作似乎最适合参与知识经济活动的人，而正如你大概有所了解的，大多数人属于这类工作者。
结论是什么呢？如果远程工作继续存在，那也就意味着远程会议将继续存在。
我们对Zoom这类远程视频会议平台了解多少呢？对于参与远程会议的家庭办公室，我们应该如何设计呢？这些事情对我们来说是幸运还是不幸？抑或两者的混合体？对这些问题的研究才刚刚开始，初步的证据表明：在家办公利弊兼有，有时还是一种非常有趣的体验。
视觉信息耗能大
让我们先从消极的方面开始。
我无意对Zoom吹毛求疵。其他视频会议平台，如FaceTime、Skype、Microsoft Teams和Google Meet，也都是一样的。这些视频会议平台都有一个共同点，那就是大脑讨厌它们。或者更准确地说，大脑尚未获得足够的时间来适应它们，大脑仍然自欺欺人地认为自己生活在远古的塞伦盖蒂大草原。这种错觉是大脑在进行视频沟通时产生大多数问题的根本原因。
其中一个问题是能量消耗过多。视频会议是一个能量吸纳器。其高耗能现象普遍到人们赋予了它一个名字―—Zoom式疲劳。
为什么会疲劳呢？一部分原因来自视频会议的视觉性质。几乎一半的大脑参与处理视觉信息。而视频信息对大脑资源的巨大消耗，是包括音频信息在内的其他信息所不能比的。
疲劳的另一部分原因与视频会议中的非言语信息有关，大脑的视觉系统也在为检测这些信息而努力工作。在Zoom或其他平台上进行视频会议时，非言语信息要么太少，要么太多，这取决于你的视频对象。因为远程视频主要是由面孔组成的，掩盖了来自身体其他部位的重要社交信息，这就导致一些信息扭曲，因为参会人员会为了应对信息单一带来的问题而推测出可能实际上并不存在的信息。例如，你开始高估某人的言语提示，因为那是你唯一可用于获取信息的非视觉感官信息。这种补偿行为也会让人很累。
斯坦福大学的研究人员杰里米·贝伦森(Jeremy Bailenson)则认为，相反的情况也会发生。根据会议的规模，Zoom类视频会议也有可能给人们提供过多的非言语信息。他称之为非言语性过载(nonverbal overload)。这种过载发生的原因是视频会议通常包括多个参与者。要理解这点，不妨想象一下《脱线家族》(The Brady Bunch)片头的场景：他们每个人都在广播自己的非言语信息，以及盯着你看。总之，其中包括太多的非言语信息，导致信息过载。
不管信息太少还是太多，远程会议都会创造一个耗费能量的环境。它们征用你一半的大脑来进行两项最耗能的活动―—处理视觉数据和弄清如何进行社交互动。两者都会让人感觉相当累，它们会放大你的疲劳感，当你所拥有的交流方式只剩下面部互动和若干文字时，尤为如此。
只要了解在一场典型的Zoom式会议中发生了什么，你就能看到这种消耗的原因所在。许多Zoom式会议会瓦解为两个人之间的对话，而其他人都在旁观。
这种瓦解现象是Zoom式会议特有的吗？在传统的非远程商务会议中，一个4人聚会通常由2人主导。如果将会议规模增加到6人，就会有第三个人的话语加入进来。但在这些面对面会议中，没人会受到Zoom式疲劳的影响，因为根本没有Zoom的存在。而在远程会议中，参会人员还要面对恼人的能量消耗，即不断地重新编辑和重新解释对话。鉴于这种不愉快的情况，退出率可能，甚至是大有可能比面对面会议更高。于是，人们开始质疑多人参与会议的意义。如果这一切可以归结为一种互动，而这种互动或许可以通过一个电话简单实现，那么，摄像头就根本没有必要出现。
长时间注视反自然
除了能量消耗，还有另外一个原因让大脑在视频会议中感到不适。这个原因涉及一个极度不符合自然规律的因素。
考虑一下这样一场远程视频会议：会议中的交流需要人们长时间注视对方的面部。如果是在远古的塞伦盖蒂大草原，这会是一个大问题。在社会性哺乳动物中，持续注视的目的是更好地集中注意力。它允许大脑在相对较短的时间内接收超大容量的社会信息，而这需要大量的能量才可维持。在现实世界里，对话从来都不是由凝视主导的行为，但在Zoom式会议中，凝视几乎就是全部。
科学家已经测量过自然情况下凝视的适度时长。如果你和某人初次见面，对方在1.2秒内将他的目光从你身上移开，你就会认为他在忽视你。如果他盯着你超过3.2秒，你就会开始感到不舒服，怀疑是否发生了什么令人毛骨悚然的事情。保持注视时长的适当平衡，是人类这一物种所特有的，以至于注视行为的改变会被认为是一个心理健康问题。对婴儿和学步期儿童而言，逃避目光接触是孤独症的最初迹象。
在视频会议的世界里，这一切都被颠覆了。其他人在召开视频会议时盯着你看，而你也每次都盯着他们看几分钟。很多时候，你甚至无法判断其他人是否真的在看你，这让你在读取旁观者的反应时完全手足无措。你的目光可能会从某人身上移开，但这不是因为你对他不屑一顾，而仅仅是因为你看摄像头的角度不对。
除了注视时长问题，视频会议还会导致另一方面的不自然，它跟会议中人脸的相对大小有关。在一场典型的视频会议里，头部通常占满整个屏幕，这让我们无法正确地估计一个人面部的大小，而评估一个人面部的大小具有深刻的进化意义。
为什么呢？当人类生活在大草原上时，只有在我们的身体非常接近另一个人时，我们才会感知到一张大脸。因此，看到一个大头时，大脑中的接近传感器就会立即亮起。在狩猎-采集者的世界里，只有少数几个原因会让个体之间如此靠近：你要么即将进行近距离的肉搏战，要么即将发生性关系。大脑知道这些事不会在远程会议中发生，但在远古塞伦盖蒂大草原时期形成的潜意识警报器还是被触发了，所以大脑必须不断插入评论，以抚慰这些因进化而产生的担忧。大脑对大脸感到非常不舒服，身体也开始退缩。没错，就是退缩。视频沟通的影响就像神经毒气的效果一样不易被察觉。
另一个与脸有关的怪异现象来自希腊神话。你可能还记得纳西索斯的故事，他是一个河神的后代。据说纳西索斯非常漂亮，当他看到自己在水中的倒影时便爱上了它。他无时无刻不在注视自己的倒影。这个神话的结尾是，纳西索斯对自己的形象太过痴迷，最终赴水溺死。难怪从中诞生了英文的自恋一词。
你可能拥有，也可能没有纳西索斯那样漂亮的脸蛋，但是科学研究表明，你肯定拥有他的专注力。如果你能在视野内的任何地方看到自己的脸，你便会从“脸海”中选出你自己的脸，并对它给予超乎寻常的关注。研究还表明，一旦你注意到自己的脸正在看着你，你就很难从这样的视线中脱离出来。
当然，在塞伦盖蒂大草原的世界里，除了在某个水坑旁边，这种与自我的邂逅不会发生。但这种情况确实发生在视频会议的世界里，而且没有人会说这是自然发生的。这就是问题的关键所在。
在脸部没有被遮挡的情况下，视频会议是一种非常分散注意力的交流方式。
变通的开会方法
综上所述，Zoom并没有描绘出一幅非常可观的图景。相反，它令人筋疲力尽。Zoom提供的信息非常贫乏，而且它违背了自然规律，但它已经存在，而且可能继续存在下去。这意味着我们需要一些工作方法，以尽量减少视频沟通带来的负面影响。
我的第一个建议能直截了当地应对Zoom式疲劳：不要每场会议都开启视频。如果只用语音电话参与会议，就没那么累。在日常沟通中，语音电话应该像水雾一样普遍。你也可以考虑采用交错模式：先进行一次视频沟通，然后休息一下，比如去卫生间、吃东西、做运动，不管是什么，只要能暂时中断就可以，接着再进行下一场电话会议，然后重复这种节奏。如果你很难实现这一节奏，那就干脆关闭视频、保留音频，以尽量减少“认知电池”的耗电量。你甚至可以在会议邀请中规定会议将以纯音频举行，所以每个人都要关掉摄像头，大家一起体验一下大型电话会议。
我的第二个建议是，在必须以视频方式沟通的会议上，灵活调整摄像头的启用时间。贝伦森就描述了这样一场会议：在会议中，只有正在说话的人的摄像头处于激活状态，其他人都只开启音频。他说，当他使用这种模式时，他的Zoom式疲劳得到了缓解。
我的最后一个建议是，练习一些技巧，以改善视频会议本身的社交互动。我们讨论过，鉴于信息流的匮乏和扭曲，误解和误读更容易在视频沟通中发生。避免这些信息混乱的方法之一是使用正式的知觉检验。你可以口头重复一下你听到的信息，然后要求对方确认。虽然这样做令人不适，但是在面对面的会议中，这种正式的知觉检验能提高信息交流的清晰度和理解度。在视频会议中，检查并确保你正确地理解了别人所说的内容尤为重要。
此外，你应该在视频会议中养成另外一个习惯，那就是努力实现平等参与。如果在会议期间很长时间没有听到某人的声音，那么你可以不着痕迹地将对话引向沉默的一方。比如，你可以说：“我们已经有一段时间没有听到你的声音了，你对刚才听到的内容有什么看法呢？”然后等待答复。这些看似刻意的行为只要持续执行，很快就会成为常态。
以上建议都是针对参会人员在会议中和会议外的行为，旨在克服视频沟通的一些固有弱点。那会议本身的结构呢？是否有一种会议结构可以提高会议效率？即使是在视频会议中的不自然因素持续拉低会议成效的情况下，也能起效？
这是可能的。这种会议设计已经出现了，而且无论是针对视频会议，还是针对面对面的会议，它都有提高产出、效率和清晰度的潜力。可能会让你感到奇怪的是，它的设计起源于地球上一些最聪明的人所犯的一个错误。
慕课的两大成功因素
我所说的“最聪明的人”是麻省理工学院的教师，以及世界上大部分的高校教师。2010年，也许是被在线学习的潜力所迷惑，麻省理工学院的教师们决定将他们所有的课程都放到网上。他们把这些数字课程称为慕课（massive open online courses，大规模开放在线课程，简称MOOC）。
创建慕课的原因很简单：长期以来，只有少数学生能够持续地接触世界上最伟大的思想，并且只有当他们进入该国的顶尖大学时才有这一机会。然而，一旦有了慕课，这一切都可以改变。甚至连考试也可以在线上进行，入场的唯一条件是一个可靠的网络连接。
就像当年互联网带来的许多颠覆性预期一样，慕课的出现也令人兴奋不已。在之后的几年里，许多大学跟随麻省理工学院的步伐，发布了自己的慕课。
自然，人们对慕课是否有效非常好奇。经过近10年的研究，我们对此有了一些结论。2019年，《科学》杂志发表了一篇文章，标题为《慕课的关键转折，教育的颠覆性转型怎么了》。这是慕课的一个不祥之兆。这篇文章令人不喜。研究人员在文章中提到，参加一个慕课课程的学生很少会再去参加另外一个课程。在秋季参加了慕课课程的孩子中，只有7%在下一学期继续参与学习。当研究人员检查学生上课的进度时，情况就变得更糟了。只有44%的学生真正完成了第一次作业，而只有不到13%的人完整地学习了一门课程。
但我们看到了一线希望。其实在科学研究中，总体完全一致的情况很少出现。对慕课来说，情况也是如此。研究人员很幸运地在那些糟糕的数据中有了更加细致微妙的发现。研究人员发现，只要符合某些规则，慕课就可以很好地传授知识。这些规则让人感到意外，因为它们并没有遵循传统的讲课模式。下面是让慕课魔力四射的两大因素：
1. 提前做好准备
最成功的慕课教师在上课之前就已经把讲义分发给了学生。这样可以让学生预习教材，对里面的观点进行质疑，并发现容易让人混淆的部分。
2. 讨论，而不是讲课
在完成第一个准备步骤之后，慕课就可以实时进行了。此时应注意，教授们不是通过直播授课，而是通过直播组织学生进行讨论，这是一种结构化的问答体验。这样一来，就可以让大家共同的困惑轻易得到解决，还为实时互动创造了一个空间。毕竟，大学最美妙的体验不是遇到“讲坛上的圣人”，而是有位“近在身边的向导”。
慕课对商业会议的启示
让慕课变得神奇的规则是否也适用于商业领域，尤其是“Zoom星球”呢？我相信它们可以。但很遗憾，在这里我使用“相信”这个词是不合适的。在经过严格设计的科学研究表明慕课与Zoom式视频会议存在相关性之前，我只能使用“这些数据表明……”这样的表述。
相关研究提出的规则是全新的：首先是一个准备活动，然后是一个分为三步的流程。这种方法不仅适用于Zoom式视频会议，还适用于未来的任何会议。
准备步骤是认知性的。作为会议的“制作人”，你的首要任务是在自己的头脑中厘清会议的内容。你可以把它看成一个认知层面上的小型任务。先把这个任务陈述为一个句子，然后用一个基本规则来构建会议议程，即任何内容都不能与任务陈述相左。这就相当于为讲座制定大纲。
如果我们想让与会者拥有难忘的收获，那么在构建会议议程时最好遵循一些规则。因为人类的记忆有个特点：当事情以分层的、从要点到细节的方式呈现时，我们就能更好地保留信息，保留率通常是40%。如果议程是讨论一个电子表格，那么在与会者看到电子表格（细节）之前，应该告诉他们为什么这个电子表格很重要，也就是说，首先提供总括性的信息，即要点，然后是具体细节。
一旦完成了准备工作，你手中就有了一份清晰、简洁的文件，它将成为会议的主干。我们把这份文件称为“会议制作人议程”。
现在，是时候进入接下来的三步程序了。
1. 提前发送你的“会议制作人议程”
发出议程的理想时间是会议举行的前一两天，发送的资料还要包括任何有用的视觉辅助材料，如幻灯片。
2. 让与会者预读资料
与会者检查收到的材料，并列出他们的问题、评论和要求确认的事项。他们也会在你发送的文件上随意做出标记。然后他们会把清单带到视频沟通中，准备好讨论他们想要讨论的任何问题。
3. 开始视频会议
关于视频会议的开启，你要采用一种与众不同的方式：你并非领导一场会议，相反，你要领导的是一场讨论。你要在Zoom允许的范围内，深思熟虑地倾听所有的问题和大家关切的内容。当我做远程讲座时，我会简要地总结重要的项目议程，然后尽快地把讲座转交给听众。我会说：“好了，朋友们，下一部分内容将由你们创造。有什么问题想问的吗？我有什么可以帮忙的吗？”
只要度过几分钟的尴尬时间，一个无聊的慕课课堂就会变成一个充满活力、引人入胜的学习活动。视频会议也是如此，即使它们发生在交流氛围欠佳的“Zoom星球”上。
为什么家庭办公室会在未来继续存在
前文主要讨论基于视频进行的会议：为什么视频会议会让人感到如此疲惫，以及如何成功驾驭视频会议。但我们还没有谈及人们参与视频会议的环境：家庭办公室。
家庭办公会议可能已经在商务沟通中永久性地占据了一席之地，我们很快就会讨论为什么，以及这些家庭办公室应该是什么样的。行为神经科学可以在家庭办公室的设计中发挥令人惊讶的作用。现在，让我们探讨一下“永久性”这个词。
当家庭办公室从一种权宜之计成为常态时，一些首席执行官喜欢上了这种选择，并鼓励所有员工考虑永久性远程办公；而另一些首席执行官则讨厌远程劳动力，迫不及待地想回到以前的模式，本章开头提到的梅里尔就是其中之一。工作场所可能需要几年的时间才能进入一个新的平衡状态，首席执行官们也会一路争吵下去。
一些研究人员认为，家庭办公室这种替代方案可能长期存在，一个原因是家庭办公室具有节省资金的潜力。在过去一段时间内，我们至少有一部分时间在家里工作，这也意味着我们至少有一部分时间不在办公室工作。这包含了一个合乎逻辑的暗示：我们并不总是需要一个庞大的办公楼来完成大规模办公业务。有些公司甚至根本就不需要办公大楼。
一项发表在《哈佛商业评论》上的研究表明，如果在家办公，在家具和办公空间方面，公司可以在每个员工身上节省约1900美元。再加上通勤成本的变化，让员工在其住所工作意味着节省大笔资金。这足以让任何能够电子办公的人感到兴奋。
让一些研究人员坚信家庭办公室不可忽视的另一个原因是员工的生产力。在新冠疫情期间，员工生产力的变化不尽相同，这一结果令人惊讶。在有些地方，人们对员工生产力进行了仔细的比较研究，结果大多数公司反馈生产力并没有明显变化。不得不说，新冠疫情使得该项研究变成了一个绝佳的前后对照研究。
这些研究中任何两个发现的结合成果，都会让大多数公司垂涎欲滴。人们将有令人信服的理由在自己的书房、衣帽间或闲置卧室里工作。这就意味着家庭办公室会像美国大学生负债的现象一样，不会很快消失。家庭办公室能坚持多久？恐怕很多年后我们才会知晓。
让人变成超人的认知小工具
鉴于你未来的工作场所会是你填写房租支票或抵押贷款支票的地方，你应该考虑一下家庭办公室看起来应该是什么样，家庭办公室应该发挥什么样的功能。对此，脑科学可以提供什么帮助吗？
也许可以。人们之所以会在设计自己的家庭办公室时出现疏漏，通常是因为忽略了一个叫作执行功能的认知小工具。在讨论家庭办公室的外观和感觉问题之前，我们需要先花几分钟的时间来定义执行功能。
让我们从电影《拯救大兵瑞恩》(Saving Private Ryan)着手。这是一部真实描述战争场景的电影，真实到一些退伍军人在电影开始30分钟后就选择了离开。电影的核心人物是汤姆·汉克斯(Tom Hanks)饰演的美国陆军上尉，观众就是通过他的眼睛看到了战争。他经历了很多恐怖的事情。但他能控制自己的冲动，重新评估了局势，找到了可以共同战斗的人，然后开始发号施令。战火在他周围持续，但他仍然组织了一次对德军炮位的攻击，并最终夺取了阵地，实现了他的目标。
汉克斯扮演的并非一个超人。实际上，他的第一个镜头就是跳伞着陆前颤抖的双手。这个角色的强大之处在于他所拥有的强大执行功能，而影片以最震撼人心也最触目惊心的方式将之展现了出来。
执行功能通常被粗略地定义为一种让人能够完成一些事情的行为。用更科学的术语来说，执行功能包含了两套行为。第一套行为是情绪调节(emotional regulation)，包括像冲动控制这样的行为，研究人员称之为抑制(inhibition)。在电影里，尽管汉克斯身体里的每一个细胞都想要躲藏起来，但他仍然能够让自己在腥风血雨中继续前进。这种能力是情绪调节的一个典型例子。第二套行为是认知控制(cognitive control)，包括设定目标、独立计划某事的能力，并能在缺少他人协助的情况下提供一个行为框架。认知控制还包括专注，以及在分心状态下重新专注起来的能力。注意缺陷多动障碍(attention deficit hyperactivity disorder，ADHD)患者通常缺乏这种专注能力。认知控制能够让你的大脑将杂乱无章的输入信息组织成更加易于管理的内容。这是一个建立秩序的过程。通常这个秩序是一个分层的、从要点到细节的系统。
想要在家高效工作，我们需要使用执行功能工具箱中的一些认知小工具。而奇怪的是，家庭办公室的物理设计可以帮助这些认知小工具最大限度地发挥其功能，其中就包括运行高效的会议。我们将从家庭办公室的外观建议开始，进而讨论人们应该如何在家庭办公室里高效工作。
第一个建议可能是最难执行的。想要在家里提高生产力，最好的方法是为工作划分出一个专属空间。这是一个单一用途的空间，不能用来做其他任何事情。最理想的工作空间是一个带门的房间，房门随时可以关闭。接下来的讨论就是基于这样的房间。显然，这对某些家庭来说可能是不现实的。无法拿出一整个房间来作办公室的人可以采取一些变通的方法，指定一个临时的专用空间，例如矮衣柜、餐桌上的一个空间、一个安静的角落等。
为什么需要专属空间呢？很多关于家庭办公的文章会强调创造一个心理界限的重要性。这是因为我们在一个地方进行的活动种类越多，这些活动之间的界限就越有可能消解。而研究表明，这种情况会给人带来心理上的问题。在平衡工作与生活的战斗中，最大的伤亡是停战协议遭到破坏，这主要与一个叫作自我复杂性理论(self-complexity theory)的概念有关。这一理论探讨了情景如何影响个体的多种社会角色。
研究人员发现，想要保持健康，人类需要各种各样的社会环境和情景。这些环境和情景需要保持分离，因为它们之间边界的消解是不利于健康的。对此，研究人员吉安皮埃罗·佩特里格利里(Gianpiero Petriglieri)是这样说的：
想象一下，如果你进入一个酒吧，在这个酒吧里，你既和教授谈话，又和你的父母见面，或者还和某人约会，这不是很奇怪吗？
这种缺乏界限的情况不仅奇怪，也是一种潜在的不稳定因素。如果你不能把工作和家庭分开，你就更有可能令自己精疲力竭。你也会更容易遭受某些情感障碍，如抑郁症、焦虑症等的影响。究其原因，仅仅是对你来说，管理各种社会角色之间的界限变得越来越困难。
佩特里格利里表示，我们的大部分社会角色都应该发生在不同的地方。因此，从生活空间中隔离出一部分用于工作有助于我们进入“工作模式”。“工作模式”是一种很好的思维方式，可以为你的工作调动一系列的行为和活动。而“家庭模式”与之相反。在家庭模式下，你会脱去在工作场所中披戴的盔甲，只关注家庭事务。
在我看来，“模式”(mode)虽然是一个模糊的术语，但其核心思想构筑于成熟的行为科学之上。多年前，研究人员艾伦·巴德利(Alan Baddeley)发现了一种叫作情境依赖学习的现象。他让被试在一个特定的物理空间里学习一些内容，通常是一列单词，然后要求被试在数小时、数天和数周后再来回忆这些单词。他发现，如果让被试在他们最初学习的地方回忆这些单词，那么回忆的效果会更好。他在许多情况下开展了这类实验，甚至包括让被试穿着潜水服在水中记忆单词。
事实证明，大脑真的非常善于记录智力活动发生时所处的物理环境。这种关于物理环境的记录可以为大脑所用，用来帮助我们回忆在那里发生过的智力活动。进入那个空间，我们就会期待对应的智力活动的发生。这种效应十分强大，研究人员已经开始用它来解决睡眠问题。如果你有睡眠问题，那么研究人员会建议你布置一个专属房间，然后把睡觉作为这个房间唯一的用途。当你的大脑意识到这个空间时，它就会对自己说：“哦，这里是我通常睡觉的地方。因此，我会昏昏欲睡。”这个方法对于有长期睡眠问题的人非常有效，也许对于需要一个能够让人高效工作的家庭办公室的人也能起到同样的效果。
依赖情境的设计有附带的好处。例如，如果你创建了专属空间，就可以降低分心的频率。单一用途的空间还有另外一个好处：假如你工作未完成就离开了，当你第二天回来时，会很容易重返离开时的工作状态。
创建一个家庭办公室能够怎样改善会议效果呢？回顾一下，视频会议已经对你的大脑施加了人为的压力。把门关上，这样你就更容易专注地去处理视频里传来的那些不太理想的信息，这一点至关重要。因为专注是团队执行功能中的一个重要因素，所以你通过上述操作使用的是一个重要认知小工具，它能让你在“Zoom星球”上更有效率。
我们针对在家工作提出的第一条建议是创建一个专属工作空间，而第二条建议则涉及另外一个问题：一旦在办公桌前坐下，你应该做什么呢？虽然这是一个棘手的问题，但它的答案很简单，可以概括为两句话：
制定一个时间表。坚持下去。
研究人员给它起了一个正式的名字——日程控制。与日程控制形成对比的是另一种经验形式，即工作控制，或者说你是如何工作的。你具体的工作方式可能很难描述，我们将在后面讨论这一问题，日程控制则不同。你可以创建一个打卡清单，上面写满任务。例如，我将在x小时内完成y任务，开始时间为z。这些日程虽然像电子表格一样无聊，但也像电子表格一样重要。
我意识到，日程控制是线性的，而现实中混乱却随处可见，这两者很难协调。此外，你计划好的任务并不总是可以在整齐的、可预测的等分时间内完成。当你在家工作时，情况更是如此。想一想吧，来自同事的打扰和来自家人的打扰此起彼伏、不绝于耳。所以，关键在于，无论多么困难，都要对日程施加控制。
一种控制方法是将你的任务分解成容易完成的小目标，这是作家安妮·拉莫特(Anne Lamott)在写作时采用的策略，她在童年时期就养成了这种习惯。在《关于写作：一只鸟接着一只鸟》(Bird by Bird)这本书中，拉莫特回忆说，她的弟弟曾经试图写一份关于鸟类的读书报告。但因为需要研究的鸟类数量过于庞大，他无从下手，开始哭泣。拉莫特的父亲走过来，告诉他：“一只鸟一只鸟地来，小伙子。一只鸟一只鸟地去做。”试着将任务划分为拉莫特所谓的“短任务”，将项目转化为一点一滴的小块，你甚至可以将最大的任务转化为随时都可以处理的碎片。
研究表明，如果你不进行日程控制，你的工作效率就会降低。这一点毫不奇怪，这背后有一个脑科学方面的原因。负面压力和执行功能之间的关系是不稳定的。我们将在本书稍后的章节里更加全面地讲解负面压力。我在此处要强调的是，对大多数人来说，导致负面压力的不是令人厌恶的状况本身，而是你对这些不良状况毫无办法，无法控制。你越是觉得失去控制，就越有可能承受负面压力。
为什么这一点很重要呢？研究表明，负面压力会使执行功能工具箱中的许多小工具“生锈”，造成进一步的负面后果。执行功能参与了和大多数生产调度相关的行为，比如计划、监督、集中注意力、注意力分散、再次集中注意力、冲动控制等。负面压力会使得大脑中参与建立和维持这些功能的区域瘫痪。我们甚至知道是哪些激素造成了这些损害。
因此，你对日程控制得越好，就越不可能经历负面压力。反之，你对日程控制得越差，就越有可能体验到负面压力。这就像让你站在一个日程安排跑步机上，不加控制，你就会受伤。对日程安排控制不力会产生负面压力，这些压力会进一步使执行功能步履维艰，而执行功能正是那个能让你在一天内顺利完成工作的认知小工具。
解决办法非常简单，但它太重要了，所以我觉得应该再重复一下：
制定一个时间表。坚持下去。
预防拖延症
显而易见，拖延症与我们讨论的远程会议密切相关。如果你能坚持执行一个时间表，你就可以将你的电话会议放在一个特定的时间段内，设置好开始和结束时间，以及一些参数。如果你能坚持遵守日程安排，就有可能让工作变得更富有成效，并且避免长时间工作。
这种训练有素的日程控制方法并非没有“敌人”。它最大的一个敌人与定时会议无关，甚至与他人无关，只与你自己有关。它就是商业世界中最具感情色彩的词语之一：拖延症。
我们可以将拖延视为一场战争，一场在生产力战场上发生的战争，一场我们需要做的事情和我们想做的事情之间的战争。这场战争的不同寻常之处在于结局几乎总是生产力的阵地失守。
研究人员已经对拖延症进行了很多研究。研究的结果与大多数拖延者的感觉并不相符，拖延症的发生并非因为缺乏自律。拖延症产生的原因是人们想尽力避免不良情绪的企图。如果你有回避让你困扰的事情的习惯，那么拖延症很可能会与你常伴。如果你认为这听起来像缺乏冲动控制，即执行功能的两大支柱之一，那就对了。
鉴于拖延症对执行功能来说至关重要，因此人们必须改变处理负面情绪的方式，只有这样才能战胜拖延症。对大脑来说，处理负面情绪总是需要额外的能量。研究表明，拖延症更有可能发生在一天中能量不足的时候，对许多人来说，这一时刻就是下午3点左右。如果这是真的，那么不要把最易激发负面情绪的任务推迟到你精力最差的时候。你先要确定某项任务是否艰难，如果是，那就将它安排在你精力最旺盛的时间段。对许多人来说，这个时间段是早上或者是喝完第八杯咖啡之后。
你还应该在你的一天中注入更多的能量。你应该开展一些活动，以提高执行功能中的冲动控制能力。虽然这听起来容易做起来难，但实际上我们对如何做到这一点已经颇有见解。研究表明，想要花更多的时间来提高生产力，就要花更少的时间来工作。比如有证据表明，为了提高效率，在一天中的某个时刻，你应该先小睡一会儿，然后去跑步。
适当小睡和运动
实际上，小睡和跑步的先后顺序并不重要，重要的是你要在日常工作中插入这两种活动。这两种活动都能改善大脑功能，特别是大脑的执行功能，这有助于你更好地应对远程会议带来的大脑负担。
运动必须是有氧运动，以每24小时大约运动30分钟为宜，最好是跑步半小时，这会让你走出家门。为什么？这是因为定期的有氧运动可以改善大脑执行功能的每一个可测量指标，并且这一结论适用于几乎所有年龄段的人。有一项研究针对的是一个有轻度认知障碍的人群。这项研究表明，为期一年的运动改善了短期记忆能力这一执行功能的关键组成部分。运动对短期记忆能力的提高幅度高达47%。我们甚至知道应该在什么时候安排这种改善执行功能的运动：下午3点之前。这可以保证一夜安眠。
睡眠是你工作日里的另一个好习惯。研究结果表明，最好的小睡时间是在午后，因为此时的你可能已昏昏欲睡，所以你要像准时吃午餐一样定期地午后小睡。曾就职于美国国家航空航天局的马克·罗斯金德(Mark Rosekind)主导的一项研究表明，经常小睡会使人的一般认知能力提高34%。小睡带来的好处是广泛的，包括从心血管的改善到执行功能的增强，特别是能够提高执行功能中的认知灵活性和专注力。
平均而言，小睡不应超过30分钟，而且应该安排在大多数人的理想时间，即下午2点至3点的某个时刻。注意，我这里说的是大多数人。这个理想时间对不同人来说变化很大，睡眠研究者萨拉·梅德尼克(Sara Mednick)专门为这段时间开发了一个计算器，你可以在她的著作《睡一觉，改变你的生活》(Take a Nap, Change Your Life)中找到。
综合来看，这些数据表明，想要克服远程会议的天然弊端，就需要改善执行功能。而一个有用的方法是为目标制定一个像钢铁一样坚固的日程，其中要包括短途的跑步、短暂的小睡和短小的任务。
这些建议可能看起来很奇怪，违背直觉，但现实生活中工作场所的设计从未考虑人类大脑的能量需求。工作场所当然也不是为了改善执行功能而设计的。但科学数据非常清楚：要想成功实现在家工作，你要做的就是听从一句陈腐到无可救药的谚语——更聪明地工作，而不是更努力地工作。谚语听起来奇怪，但更有效率地工作实际上意味着花更少的时间工作。
作者简介：约翰·梅迪纳 （John Medina），知名脑科学家、神经学家、发展分子生物学家，美国华盛顿大学生物工程学副教授，美国国家工程院院士。先后领导两家大脑研究机构：西雅图太平洋大学脑应用研究中心和塔拉里斯研究所。
本文节选自《大脑喜欢这样工作》
作者: 约翰·梅迪纳
出版社: 浙江科学技术出版社
出品方: 湛庐文化
原作名: Brain Rules For Work
译者: 王文亮
出版年: 2024-3