远程办公能否打破城市空间边界?| 未来城市线上沙龙

|学术观点 作者:腾讯研究院 2020-03-11

因疫情而催生的远程办公,正从企业复工后应急之需向新型常态化办公场景转变。这一变化背后,不仅会对公司的运营、管理带来新的挑战,也将对未来城市空间的布局产生显著影响。

因疫情而加速的远程办公,在从应急之需向新常态转变的过程中,还有哪些应用痛点亟待解决?这一新的办公形态和场景,会对城市未来的空间布局产生哪些影响?这一新的应用和场景变化,对未来城市空间规划、社群空间布局产生哪些影响?

围绕“远程办公与城市未来空间”这一主题,腾讯研究院邀请五位嘉宾进行了一场线上讨论和交流。

【对话嘉宾】

龙   瀛  清华大学建筑学院研究员、北京城市实验室(Beijing City Lab)创始人

王   伟  中央财经大学政府管理学院城市管理系副教授、系主任

伍速锋  中国城市规划设计研究院智能交通与交通模型研究所所长、博士

唐    鹏  数旗智酷创始人

袁晓辉  量城科技CEO | 联合创始人、博士

【主持人】

刘金松  腾讯研究院高级研究员

 

主持人:如何看待因疫情而加速的远程办公,这一新的办公模式有哪些痛点?

 

龙瀛:首先我们需要明确的是,在这之前有一部分人并不是在办公室上班,大城市的工作时间、工作地点与工作方式可能都需要重新定义。

至于未来趋势,我个人并不乐观。远程办公的痛点除了在家里的各种不方便,还有对城市根本性的挑战。因为当下的城市模式是写字楼模式,并未做好转型准备。在技术储备等基础设施上也存在一定程度的问题,昨天我们上课一共30多个人,里面有4个人网络有问题。

 

王伟:这次远程办公的兴起是突发事件导致的突然加速,而这一突然的加速是否能转化成长期的运行状态是有待观察的。目前这种情景的出现,是由于多数人远离办公地点造成的,这是基于远距离沟通而形成的一种场景。如果我们超越这次应急的状态去考虑,我们是不是可以把这种基于工作场景的远程交流向基于社区的交互进行延伸。从工作场景到生活场景,从写字楼到社区,这种远程交互只有更好的嵌入到社会中去,才能提供一种更广泛的民众参与方式。

从目前的实践来看,这种远程沟通的方式可以更有效地组织,节省时间成本,这为未来新的城市生活行为状态提供了新的选择,同时会衍生相应的空间需求。比如研讨时、头脑风暴时以及不同的人群集中的公共空间,因为大家讨论完了以后可能会需要通过面对面的方式解决一些网上解决不了的问题。

如何使突发场景带来的机遇常态化,同时通过网络会议的方式解决城市大量因交通产生的成本,从而使整个社会的生产力得到更大的解放和发展,是一个核心的思考点。

 

伍速锋:目前的远程办公实际上是回归正常值。相较于美国日本,我们之前的远程办公比例是偏低的。在疫情之前,远程办公已经存在一定的需求,例如有很多工作可以选择远程办公,但单位并没有制度支持;繁忙的工作与长通勤时间产生冲突时也会产生远程办公的需求。

远程办公在沟通效率上依旧存在短板。从去年开始,我每个星期要进行两次远程会议,实践过程中视频的效果并不理想,即便换成音频后也仍然存在一定问题。

远程办公和实地办公相比,沟通频率会存在差异。麻省理工做过一个研究。工作人员如果位于距离比较近的办公室,一个月潜在平均交流38次,但是如果不同的工作场合只有8次。还有一个理论是“曝光效应”,即与身边的人待久了更容易产生好感。

  

袁晓辉:要讨论远程办公的痛点,我们首先要明确是对谁的痛点,是对企业的痛点还是对员工的痛点。如果是对企业来说,可能还是生产效率的问题。当我们能在管理体系和工具体系上都能够保障高效工作时,才有可能在更大的范围实现远程办公。因此,远程办公是一个生态体系,不仅仅是解决了线上开会的方式就可以实现,还需要很多工具的支持。

关于面对面交流能否被取代的问题,我们发现大部分日常的工作交流如果能够在线上完成,反而效率会更高。因为线上沟通时,我们会更谨慎,会把自己的语言和思路组织清楚再说,这时候交流的效率反而会更高。当然,也许偶然的灵感碰撞就没那么容易产生了。

有一个问题是,员工之间的信任和企业之间的文化很难通过远程的方式来实现。当某一天我们要通过非常密切的合作来完成一个难度很大的任务、接受一些挑战时,如果我们以前有过对彼此的了解,性格的了解,相互之间非常信任的话,合作的效率就会更高一些。

远程可以是部分时间的选择,但不太可能成为长期的常态。允许员工有一段时间在家办公是对员工非常好的支持方式,但彻底的远程办公是对整个办公生态体系的挑战,我们今天还没有进化出适应这个体系的生态系统。举个很简单的例子,公司如何帮助远程的员工缴纳社保,就是一件很麻烦的事。

 

唐鹏:目前的痛点是办公需求以及个体变化。由于远程办公,通勤的需求可能会降低,但是在线数字化的服务或消费变得越来越多。对于远程办公、远程会议的需求场景来说,界面、声音以及画面变化是否有相应的需求?这是可以做一些思考的

 

主持人:当我们谈到远程办公的时候,最先关注到可能就是成本优势,但如果从更多元的角度去理解,其实这种新的模式也企业带来了更多选择?比如人员的选择可以超越城市的地理限制。从单一成本优势,到更多元选择,怎么看这种趋势及影响?

 

龙瀛:如果远程办公是未来的趋势,我们需要认识并预防其中的问题。传统城市的问题例如通勤、支出平衡在远程办公时会迎刃而解,但新的办公模式也会有新的问题。远程办公会使个人在家办公或第三空间办公,如果是第三空间,咖啡馆的需求将更多;如果在家办公,生活、工作高度融合,屏幕时间大量增加,时间高度碎片化,可能对健康有影响。 

 

王伟:远程办公的概念有四个核心的组成:人、地点、网络、内容,这是远程办公行为里的四个基本构成要素,如何去评价远程办公这种行为,有几个标准可以参考。

第一个评价标准是便捷。第二个评价标准是绩效,如果是低效的,远程办公不会变成主流选择,而会成一个辅助性或补充性的选择。第三个评价标准是安全。另外,我们也需要关注个性化的设计。类似于腾讯这样的技术供应商是供给端,需要不断开发产品满足需求;从用户的需求来讲,用户端很多人性化的需求是可以不断被挖掘和满足的;同时,监管端对我们也会有很大的影响。

 

伍速锋:远程办公在未来会成为一种刚需,人与人之间的连接越来越多,远程办公不只是企业内部的合作,企业间的合作也需要这种形式。 

整个远程办公和我们的信息技术发展是同步的,从最开始的电话邮件、图片、语音、视频以及未来的 VR、AR。扎克伯格曾预判,2030年VR技术发展到一定程度时,远程办公比例会进一步提高。

但远程办公会存在天花板,一些走在远程办公前端的公司已经做出调整,把远程办公的员工部分调回到实体办公。在这次疫情之后,远程办公也会有一个回落过程。

 

袁晓辉:现在我们讨论远程办公的趋势,要首先明确是多大程度上的远程,是远程会议,一段时间可以在家办公,还是说彻底的远程办公,或者跨国远程办公,这些趋势可能会不太一样。

据我们的判断,允许一段时间的在家办公会成为趋势,但是彻底的远程办公不会成为主流的趋势。当然,我们在考虑问题的时候还是要考虑未来会发生什么?当一些自动驾驶技术比较成熟之后,当大家上班通勤不再成为问题之后,人们是否还会选择远程办公?

总体来说,我认为要考虑两个方面:一是技术,我们的技术是否能充分支撑高效的沟通协作;二是文化,大多数人是否接受,不光是企业员工,他们的家人是否接受?一个人天天在家不出去,是否所有人都愿意接受,这也是问题。

我们先前的研究认为,技术和文化会推动社会转型。从前工业城市、工业城市,到后工业城市,再到未来城市,各个时期的技术、文化、组织关系以及城市空间结构都是不一样的。在未来我们会面临人工智能、无人驾驶、AI等技术革命,但主流文化也会更加以人为本。

 

唐鹏:我个人对于远程办公是比较乐观的,我们可以把它简单理解为三个阶段。

第一阶段是SOHO(Small Office,Home Office),我们最开始对“远程办公”的认知应该是来自自由撰稿人、设计师等自由职业者群体,他们因为工作属性的原因采用远程办公模式,这个概念是兴起于工业时代。

第二阶段应该是SOMO(Small Office,Moblie Office),可以称之为“移动办公”,其显著特征是移动互联网与智能设备的普及和流行。这个阶段的远程办公不仅仅依托于一个固定的空间或某一个封闭的空间,可能是有wifi的咖啡厅,自己家的客厅或厨房,也可能是汽车、高铁等这样的移动空间。在这个阶段,远程办公的群体和职业都在慢慢发生变化,自由的职业和固定的职业是并存的。因为移动的办公空间是变化的,所以根据工作性质对实体的空间会有一定要求,比如我们看到做课堂直播的教师会临时搭建一个布景,比如开发工程师会临时用家用桌椅搭建一个工作台。

第三个阶段应该是SOSO(Small Office,Smart Office),可以称之为“智能办公”,其显著特征是伴随VR、人工智能等视觉、听觉协作工具的组合方式出现,更多的新职业、新工种会逐渐诞生,提供远程办公的数字空间与物理空间所需求的服务。

那么,对于未来逐渐适应远程办公的个体而言,我觉得需要可能会需要一个类似“个人数字化办公室”的整体解决方案,以腾讯为例,工具化的插件、硬件是否能够在整体生态里产生,我抱着比较乐观的期待。

 

主持人:随着远程办公应用场景的扩展,会对城市空间规划、社区空间布局、建筑空间设计产生哪些影响?

 

龙瀛:办公形态有传统写字楼模式、固定办公的模式和远程办公模式。三者的关系是依次递进还是会共存值得商榷,但共享办公和远程办公是有可结合之处的。

对工作人员来说,涉及到一些社会方面的新问题,例如用电过多,网络负荷不够,居住空间面积不够,家庭矛盾增加。对开发商和物业持有者来说,未来或许存在某一极端的可能,例如很多写字楼在一定时间内都不需要了,那写字楼用来做什么,这对开发商、物业持有者短期是痛苦的,但也会给未来空间运营业很多机会,有变化才有机会,一成不变是没有机会的。对于政府来说,政府短期也很难适应这么大的变化。以往写字楼的收税管理、规范标准、消防和城市规划是非常复杂的。新城市科学是新科学,而不是新的城市科学,远程办公之后肯定是新的城市。

远程办公存在一定的隐忧,例如就业平等,假设 IBM招人,南京有岗位200万年薪,而应聘者由于身在他乡不能应聘。但有了远程办公,情况会大相径庭。当物质空间上的流动已经消失了,不平等也会加剧,但科技注定会增加不平等,不是远程办公增加不平等,而是信息的互联互通已经增加了不平等

 

王伟:远程办公带来了时间上、精神上及物质上的解放,这三种解放可能会使人的行为决策方式产生改变。

以个体来看,社会是会出现更多的工作狂,还是会出现更多会生活的人?从家庭来说,是因为生活休闲更多变得更和谐,还是因为工作加剧家庭矛盾?在这种情况之下,整个国家所营造出来的安全感与之密切相关,如果人始终处在一个物质生活安全感不强的状态,会将更多的时间投入到工作当中。

远程办公带给社会直接影响,同时社会对远程办公也会有反馈。在一个社会里,财富观、健康观等深层次文化理念会影响个人对工具的使用。如果只是提供了一个非常便捷的工具,可能会使人们把自己变得更像工具,而不是更加注重人自身。

由此衍生到对城市空间的影响,如果个体越来越多,是否意味着住房只需设计15-30平米的胶囊公寓供个人使用,还是需要更大的家庭、更多的生活和休闲的设施?

 

伍速锋:未来远程办公会改变企业管理。这几天个人感受到的最大痛点是家里的屏幕太小。一个朋友的单位配了两台计算机,多个屏幕,可以放到家也可以放在单位,平时很忙的时候反而不用去单位上班。 

第二个影响就是对整个交通会有比较大的影响,一般来说,国内的通勤交通占全部出行比例的百分之四五十左右,实际上在国外一些城市的话只有百分之二十左右。这里面有很多的因素,一个是我们双职工的家庭比较多,还有一个因素是现在远程办公的比例没有达到一个比较合理的值。

 

袁晓辉:远程办公可能在短期内不会大范围流行,所以对城市影响不会特别大,因为远程工作者的需求本质上是人的需求,城市社区应该关注如何更好地满足人的需求,但这是市场可以解决的问题。

市场能够解决的问题政府可以不用过于引导,哪一些需要引导呢?比如说在家能不能注册公司是可以由政府来管控的,如果允许在住宅注册公司,那这一套体系应该怎么去建设?

从企业运行的角度,企业主对远程办公是否支持,如果从企业生产效率角度没有一个本质上的提升的话,远程办公可能只是一小部分群体的选择而已

 

唐鹏:新的办公形态以及趋势对社会和个体有怎样的影响?

一,形成新的时间和空间的概念。生活场所成为工作用途的空间,二者之间的边界越来越模糊,公共空间不断侵蚀私人空间,我们的工作空间变得更加数字化和具有“便携性”。

二,网络信息生态治理面临的形势。以最近新闻报道的生理课、历史课甚至语文课老师因“涉黄”或“敏感词”被“下课”为例,传统意义上的“非法信息”已经无法定义目前正在出现的状况,传统意义上的网络监管可能还未对目前快速发展的远程数字服务模式做好准备,如果不积极应对可能会产生障碍并影响到正常的工作秩序与办公环境。

三,对群体形态与权力结构产生影响。做一个很简单的比喻,一个50个人的会议,传统开会方式与场所会对领导的座位、桌牌等有严格规范的安排,每个人参会者都会关注到主席台或发言席的仪表、形态以及状况,每个临时离席者都可能会受到全场瞩目,但是远程会议只需要个人在线并连接,你的临时离席、掉线可能都不会被发现。

四,新的身份与关系形成。网络空间打开新的数字工作空间,在线工作时,人们的关系可能是介于朋友、同事、网友之间的一个形态。如果远程办公形成一种趋势,我认为人的社会性质会有一定程度上削弱,数字化程度会相应递增。

五、新的消费需求出现。当远程办公导致人的移动频率降低,那么线下的消费可能会随之降低,在线消费则会上升,如果因为视频、语音等对视觉的需求走强,那么味觉和触觉的需求则可能会减弱,比如对面膜、香水、时装等的消费。从另一方面而言,如果我们对办公室职业装的需求降低,对在线办公的美颜效果、“工作皮肤”也可能会成为一种远程办公平台的增值模式。此外,涉及在线协作的文档、数据、图表等工具性平台、插件等可能逐渐成为标配。

六、新的个体状态诞生。以前我们说“今天你不用来上班了”一般是指你不用到公司打卡了,那么远程办公室流行后的“今天你不用来上班了”到底是指什么?是指“不用上线”、“不用登陆系统”还是什么?或者说“上班”已经成为过去式。

七、新的仪式感亟待形成。远程办公可能让办公的“仪式感”消失。像qq上线一样“咳嗽”两声的系统提示音一样,或者像打卡机或门禁卡一样刷一下就“滴”一声,这都是来自数字生活或日常工作的仪式感,但目前远程办公的仪式感尚未形成。

 

主持人:我们前面也谈到,远程办公给了企业更多人才上的选择。那会不会打破当前主要以城市为界限的企业组织,越来越多的公司会按功能分布于不同的城市,比如会出现客服小镇、设计小镇。远程办公是否会打破城市的组织边界?

 

龙瀛:城市边界的距离并没有消失,反而是增强。海淘在不同地区的时效差异证明互联网在空间上是存在区别对待的。个人享受的服务与实体空间直接相关。比较火的商品特色小镇,只提供一种服务——专门给别人补袜子、修高端手机等,通过快递寄给顾客,这样的模式是否能够发展起来目前存疑,但我初步估计未来还是大城市的时代,城市边界消失是比较难的。

新的城市、新的规划原理,需要新的城市管理。政府的鼓励是重要因素,企业主的态度也很重要。

 

王伟:边界分为有边界或是无边界。从管理学角度来说,杰克韦尔奇担任通用汽车总裁的时候提出无边界的管理模式,在这个管理模式之下,GE(美国通用电气公司General Electric Company)取得重大创新成就,实现了全球化、电子商务等。

但传统意义上理解的组织边界有以下几种概念:垂直边界:从上到下,中央到地方,地方到社区;水平边界:部门间的条块分割;外部边界:政府和市场、社会各自存在的边界;地理学意义和规划学意义上的地理边界或者空间边界。

这几种边界组成了我们今天所探讨的组织边界。从这个组织边界来看,我觉得未来的组织应该是一种有界的形态而无界的管理。所谓的有界是指具有划分组织的标准,这些标准是不可能改变的。

但是无界的形态是什么?即组织所集成的智慧可以是无界的,组织可以像生物一样,由中间隔膜界定区域,而这些隔膜有特殊的结构并不妨碍食物、血液、氧气等化学物质的穿透。未来整个城市运行中的城市中枢会扮演无边界的功能,顺利交换组织信息、资源和思想。

远程会议工具带给人潜在影响。今天的码农跟当年的蓝领工人本质上都是工人,因为网络出现,我们变成了网络人。随着数字化、移动技术的发展,形成了网络里的游牧民族。

随着孪生城市发展的趋势越来越明显,网络会出现另外一个自己,即无缝人。我们在现实中和虚拟中是随时切换的,现实中的事情处理完成后立马转换为虚拟身份完成虚拟世界里的使命和工作,这时候我们的时间完全是无缝化的。

相对于无缝化的是透明人,我们每一个人已经变成网络中的一分子,每一个人的痕迹都会留在网络上。当人和网络结合得越紧密的时候会越来越透明,这种透明其实是很可怕的。

再者是自由人,如果个人通过网络工具实现时间自由与精神自由,整个社会的经济形态、生活形态和空间形态也会发生改变。

网络对人行为的改变才是更关键的,继而会影响到组织。人可能最终会变成一个数字孪生时代的人,他是透明、无缝、自由的,但是我们更希望是健康的。

 

伍速锋:我觉得远程办公对空间的影响肯定是有的。印象特别深刻的就是去年有个朋友从美国回来,我问他在哪办公,他说单位在佛罗里达,但最近几个月一直在纽约,因为他们觉得这个已经习以为常了。但是远程办公会涉及到方方面面,因为企业的制度可能都要变,这个过程会比较漫长。

另外,我们对空间的理解要从网络的角度来看,从一个面上来理解可能不太彻底,就比如说最近我们单位统计出京的人数,大家就问我一个问题,什么叫出京。因为现在北京跟周边的联系非常紧密,那是不是收到河北的信号算他出京了?

第三个就是空间和人的关系是比较紧密的,因为这里面很多随机的因素,比如说有人统计过世界500强的企业,它的所在地跟这个企业的创始人老家有比较大的关系。在国内也有这种现象,比如说一个企业主在郊区买了房子,把整个办公楼搬过去,相应的职工也就搬过去了,所以这里面空间的改变实际上有很多因素。

 

袁晓辉:当前的城市边界在很大程度是受行政管辖影响,城市之间大部分是竞争关系。虽然长三角一体化、粤港澳大湾区建设这些政策都在推动,但实际上城市之间的行政条块区隔依然是很难打破的边界。我觉得远程办公对打破城市之间的行政边界影响不大,它更受体制机制的影响。

在信息社会或者数字城市建设的过程中,很多科技企业也会影响未来信息城市,因为很多城市居民的海量数据都掌握在企业手中。欧盟GDPR(通用数据保护条例)里有长臂管辖的原则,如果美国企业也在为欧盟的居民提供服务的话,那么也受到该条例的管辖和规范。所以如果整个社会的体制机制和法律法规等,还是按照城市划分的管理单元的话,那么其实很难去拓展城市的组织边界。当然,在经济上,我们已经在突破了,很多城市之间的联系、流动都已经实现了。

面对面的交流目前来看是很难被替代的,因为我们现在对各种各样的工具和信息都有了相对比较平等的获取权利,但那些最有价值的信息肯定还是要通过面对面进行交流的。

所以我觉得远程办公对打破城市组织边界的影响没有那么大,反而是自上而下的体制机制和管理体系该如何应对技术的普及和人们行为模式的变化,以及在这个过程中如何加强个人隐私的保护和企业数据合规利用,是更加值得思考的方向。

 

唐鹏:爱沙尼亚提出了一个“数据大使馆”的概念,他们的基本逻辑和思考是当物质世界或者国家运行的应急数据被战争或者自然灾害摧毁之后,还可以依托于建设在第三国的“数字大使馆”来进行“重启”,依靠数据来维系国家在数字空间的价值,可以迅速在废墟之上恢复一个国家的运行秩序。

目前我们还是依靠城市红利、户籍、教育福利、住房等价值在维持,即使数字生活可以存在于水平桌面上,但个体的肉身最终还是要栖息到“房间”里,所以从这个角度来讲我觉得边界是很难打破的。

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