远程办公时代,范式转换后的三大核心变革

|《互联网前沿》杂志 作者:徐思彦 2020-02-20

作者 | 腾讯研究院助理研究员 郜若璇

         腾讯研究院高级研究员 徐思彦

主要观点:

l  长期来看,远程办公不仅仅是权宜之计,虽然不会替代传统的办公模式,但是会与现场办公模式并存,成为主要的工作模式之一。

l  远程办公要求的是生产工具和生产理念的转变。

l  以办公场所为主体的生产工具从“固定”转为“移动”,市场竞争者以协同工具为入口,向平台化、生态化发展。

l  生产核心动力从“监管压力”转为“自我驱动”,目标管理与流程管理并重,为远程办公带来可持续性。

l  远程办公的发展实质是传统雇佣制度的变化,员工与管理者之间以信任为基石,关系从“雇佣”转为“合作”。

 

2020,线上开工

2020的新冠疫情的背景下,全国抗击疫情,多地延迟开工。此次疫情不仅是对医疗应急的一次挑战,也是对企业现有运营模式能否很好应对突发事件的一次考验。春节假期后开工第一天,各大企业选择线上远程开工。在这种情况下,选择远程办公既能起到避免接触的作用以控制疫情,又能实现协同工作,似乎成为化解矛盾的明路。

远程办公带来的好处不言而喻:从运营成本来看,远程办公大大节约了办公场地的花费,并且由于员工会省下一大笔在大城市的居住成本,这意味着公司可以以较低的薪资水平请到更优秀的人才;从员工角度来看,远程办公省去了通勤,释放出更多的时间,让生活与工作可以得到更好的平衡。然而,在家办公能否保证效率,远程沟通是否存在交流不畅等问题,对于管理者和员工而言都是难度不小的考验。远程办公到底是企业们一时情急下的权宜之计,还是长期发展的必然趋势?

从国外来看,远程办公发展较为成熟,特别是在科技公司中,远程办公已经成为常规的工作方式之一。数据显示,2017年,全世界已有24%的公司尤其是科技公司采用远程办公方式;到2020年,大约50%的科技公司将会有约29%的员工实现远程办公。在硅谷,远程办公早已成为程序员的常态,Google、Facebook、Oracle等公司里,员工想要在家办工只需进行简单的申请,甚者更有公司实现了零办公场地。微软是较早实行远程办公的企业之一,作为跨国公司,微软的员工不仅上下班不打卡,而且还需要与全球各地的同事进行协同,远程办公极大促进了办公灵活度。2019年8月,微软日本公司面向2300名正式员工试行“上四天休三天”的新工作制度,新制度施行后,劳动生产率与之前相比提高了39.9%。德国企业应用软件巨头SAP的数据显示,其员工在家中工作的时间占总工作时间的26%,而有79%的员工认为远程工作可以改善他们的生活质量和工作质量。咨询行业也专门为远程办公制定了计划,全球顶级咨询公司BCG制定了FlexLeave和FlexTime两个有关分析师工作时间的计划,这些计划鼓励分析师远程工作,充分给予他们在时间上的弹性,大大提升了优秀人才的留用率。

长期来看,远程办公符合公司运营轻量化的趋势和员工对于自由度的追求,能够应对更多商业场景和突发事件,对于现有办公体系形成良好互补。突如其来的疫情重创了国民安全与经济,但也客观上把远程办公推向一个战略机遇期。

但是,在疫情之前,从总体上看,远程办公在中国市场普及率较低,远不及欧美。Global Workplace Analytics的数据显示,2005年中国有180万人远程办公,到了2014年也仅有360万,按照复合增长率为8%进行推断,2019年远程办公人数也大约只有530万人。然而,在2月3日,也就是部分企业开工的第一天,全国近两亿人开启了“云办公”。530万和2亿,这两个量级相差甚远的数字,表现出的不仅是服务方对猛增巨大流量的措手不及,也是企业们对远程办公的陌生与顾虑。

之所以远程办公还迟迟未能爆发,原因可能源于以下:

一是认知上的偏差。我们习惯于现有的办公方式,即使像是企业微信一类的平台中已经有专门的视频会议、协作文档、微盘等更为实用的功能,大家还是在用微信拉群开会,更不用提其他高阶的任务管理工具。在这方面,远程办公在培养用户意识方面是相对缺乏的。

二是工作环境数字化程度的不足。目前来看,远程办公大多针对天然数字化属性高的互联网企业,但就算是互联网企业,也有部分企业有很多工作内容难以实现数字化,这一定程度上降低了远程办公的效率。更何况是实体企业,其服务和产品的数字化都依赖未来物联网的完善,现阶段实现全线上化的难度较大。

三是管理制度的问题。在家办公总是面临相当多的诱惑,如家人打扰、休息时间难以控制等等,想要员工在这种环境下拿出和公司一样的产出,企业需要针对这种截然不同的工作方式拿出更加有效的管理机制。

总之,除去工作数字化程度这一先天缺陷,要想克服其他障碍,让远程办公达到和线下办公一样甚至更高的效率和成果,相关实施条件至关重要。不仅需要相关配套设施及应用跟上节奏,更需要企业从上层出发为远程办公量身打造对应的管理机制。

 

从“固定”到“移动”,从“工具”到“平台”

首先是配套设施的变化。我们头脑里的办公室,是由工位、电脑、打印机、会议室等具体存在的集合,而如今,用户不需要限制在特定地点,可借助手机、笔记本电脑等移动终端进行工作与交流,让远程办公成为可能。而远程办公相比于线下办公的问题之一,源自于信息流的不同步。而相关协作工具产生的目的,就是让天各一方的团队及时知道要干什么、彼此在干什么以及完成得如何,从功能拆解下来就包括即时通讯、文档协作、会务系统、任务管理等部分。

Gartner把这个正经历着巨变的市场定义为企业级社交软件及协作(Social Software & Collaboration),包含了通信、会议、文件共享、工作流管理等细分领域。2018年该领域全球市场达到28亿美金,预计到2023年将达到48亿美金,五年的年复合增长率约为15%。在这个市场中,老牌玩家微软凭借自己的庞大用户体量和技术积累,快速推出Teams,利用捆绑销售、价格战等方式,期望在新战场巩固自己的不败地位;而如Zoom、Slack为首的新兴玩家用耳目一新的战略选择,以求建立一种全新的工作方式,从而赢得更大的机会和空间。

从中国市场来看,企业级综合协作工具主要以各大互联网巨头开发的以即时通讯为中心的移动办公软件为主,企业微信、钉钉、飞书为主;文档协作的市场出现了腾讯文档、金山文档、石墨文档等产品;音视频会议是远程办公的主要需求,除了企业微信、钉钉自带的视频会议功能,Zoom的用户认可度较高,华为云WeLink、小鱼易连等玩家也纷纷入场这一领域;而任务管理方面的玩家有Trello、Tower、Teambition等。从App Store免费应用排行榜上,钉钉、企业微信力压快手、抖音等各类视频APP,牢牢占据免费榜第一、第二的位置。由于应用层面需求不断提升,给云服务厂商扩容压力不断增加,进一步带动了IDC、服务器等底层资源需求上升。

几亿人在家办公的需求是不容忽视的,在强烈需求的影响下,各家公司纷纷免费开放自己的远程办公产品。以腾讯为例,针对不同规模的公司推出相对应的不同协同办公方案,从技术上为远程办公打下坚实基础。

在家办公指南(10-1000人公司全适配)

值得一提的是,企业在选取协作工具时要尽量做到统一固定,而不是随意更换。根据研究表明,当学术审核员被要求使用固定IT工具时,他们实现了额外3%的生产率增长。

由于企业线上化的程度越来越深,其所需的功能是日益增多的,一个软件很难满足全部需求。根据美国企业云应用监控分析公司Netskope在2019年9月发布的一份研究报告显示,平均一家企业正使用1295种云服务和约100个不同的应用,2018年云服务的数字为1022个,而2017年仅900个左右。

这种对于综合能力的需求,促使如企业微信这样的综合办公协作软件发展成为一个平台,以一种开放的模式,拥抱大量第三方应用出现,满足长尾需求,甚至鼓励企业开发自己的套件。类似于小程序在微信里的成功,协同工具不再仅限于工具二字,而是成为未来的商业操作系统。在这个操作系统中,企业的知识沉淀下来、企业的客户资源、员工信息、组织培训等等,都可以沉淀到协同办公这样的平台上。如果说IT时代企业使用的是ERP企业级资源管理系统,实现了产业上下游的联通,那么互联网时代就是IRP,即互联网级的资源系统平台,更多的融入外部资源,实现生态的互联。可以说,现在的协同办公工具即将成为企业走向数字化、移动化的入口,未来会向着开放化、平台化的方向发展。

 

核心动力从“监管压力”转为“自我驱动”,远程办公得以持续发展

有了技术支撑,远程办公在形式上可以做到和线下办公场所相差无几。然而,线下的办公场所除了是一个让人们聚集在一起工作的场所之外,也同时承担了很多附加的功能,便于管理就是其中之一。老板本能地认为员工会偷懒,实地办公的作用就在于老板可以实时监督员工的行为。远程办公时,管理者们会因为不能时时看到自己员工而感到焦虑。因此,想要远程办公真正良好运转起来,所采用的管理方式是与面对面办公有所区别的。

在远程办公中,由于距离的限制,过程控制变得很难,员工的自我管理变得更为重要。从管理哲学上来讲,是倾向于传统的监管思维向倾向于让员工自我驱动的管理思维的转变。此时,信任是最为重要的,管理者需要相信员工在家中也能完成和在办公室一样,甚至更好的工作。为了支撑这种信任,相对应的绩效方式也随之变化,应从以付出时间为主转向以结果导向为主。

不在一起工作,最有效的驱动方式是基于目标使整个团队保持同频。Google在其控制远程工作质量的措施中,至关重要的一点就是采取了OKR(目标与关键成果管理法),其中目标管理重点是控制目标数量,将精力聚焦在最重要、最紧急的目标上;关键结果是强调有产出、并且产出结果在相对时限内可衡量。OKR是一种很好的动机激励工具,它能让团队明白什么是真正重要的,哪些地方需要优化,在日常工作中应当如何去进行利弊权衡。相比于传统绩效考核KPI的自上而下、薪资挂钩、任务封闭等特性,OKR更强调自主驱动、全员拆解目标、鼓励挑战,更适合需要远程协作办公的团队集体作战的要求。

从腾讯在目标管理的具体实践经历来看,首先公司应从战略角度制定公司年度的目标,再从部门、团队逐级分化出具体的、可衡量的O和KR,将任务落实到团队里的每一个人。每人领取到任务后,根据OKR法则,进一步拆分任务和目标,并且与团队成员通过协作文档共同填写一份“团队远程办公日志”,细化每一项的优先级和每天的进度,从而实现团队工作进度同步。

一天的工作时间结束后,leader或PM可以利用协同文档高效总结工作完成情况,在工作群中同步整个团队当天的工作进展以及第二天的计划。

有了清晰可拆解的目标,接下来就是如何实现目标。

在远程办公的管理过程中,流程管理是十分重要的环节。流程化的价值是让团队中的每个人都能按照统一的规则做事,良好的规则和流程能大大减少团队成员间的冲突,极大地提升对接效率,并且流程化使整个工作周期变得清晰可控。因此,在远程办公中,尽量流程化一切可流程化的内容,让工作更为规范透明。

同时,在对流程的把握中,尽可能地使用SaaS数字化工具来协助工作,自动化一切可以自动化的部分,替代需要频繁交流的环节,比如人力管理、财务报销、敏捷管理等,让远程工作者精力集中于自己的任务。

为了保证成员的努力紧贴团队方向,在流程的实施过程中,远程工作团队所具备的沟通能力显得至关重要的。设定每天定期沟通的制度,提升沟通效率,强调定期反馈,是确保各项工作向着制定目标正确发展的必要措施。

沟通、协作、效率,是远程办公中无论如何都不会变的内核,称心如意的协同工具会大大提升远程工作的流畅度和舒适度。这是一份腾讯文档为当下疫情设计的在线协作模版,希望为你的远程办公提供一点参考。

可见,远程办公无疑是对管理能力的一次试炼。为了更精准地触达消费者、更快响应消费者的需求,企业必须更灵活地安排研发、生产和交付。未来所有企业将变得越来越敏捷,不仅在销售侧、生产侧,更重要的是组织架构,而这与企业的规模大小无关。而远程办公对团队协作能力提出的要求,是检验一个团队敏捷性的试金石。

 

  远程办公的开始,实质上是生产关系从“雇佣”转向“合作”

远程办公的背后,更是现有生产关系的突破。雇佣制,是从工业革命以来沿袭至今的生产关系,虽随着时间,员工得到的待遇与地位有所增加,但其受雇于人、听令行事的内涵从未动摇。然而,互联网平台的进化、远程办公理念与技术的普及将导致传统雇佣制这种牢不可破的生产关系开始松动。

在符合一定条件的行业与领域,传统雇佣关系将逐渐转向“公司+自由人”的模式。老板和员工之间,不再是传统的雇佣关系,而是彼此的“合作关系”。以往员工在公司工作多长时间,老板就给多少工资,这种情况下,员工划水摸鱼在所难免;能现在你能为公司创造多少价值,老板就给你多少回报。它以信任为前提,只对交付与效果负责,而非最大化占有压榨员工时间。上班的时间段不再是“假装很忙”可以搞定老板了,而是“忙出结果”才会有人给你买账。这样一来,一方面能改善了雇佣关系里的员工的摸鱼状态与工作上的低效,大幅降低企业自身的管理税和官僚带来的隐性成本,一方面也让员工有了更多的自由空间,激发他们的工作热情,双方都可以专注于中长期收益的最大化。

分布式协作工作模式就是对这一方向的实践,生产关系进一步扁平化,组织架构实现完全开放透明,最终达到去中心化,即没有明确上下级。现在这种模式已被一些处于前沿领域的公司所采用。例如专注构建以太坊网络的区块链公司ConsenSys,是第一家称自己是一家分布式自治的公司,其创始人认为,需要舍弃那种基于命令与控制的层级化结构,分布式自治的组织架构更适用于这个由网络联通的世界。ConsenSys本质上是一个开放的生态,任何成员都可以参与到生态的建设中来,而公司的项目计划需要经过生态成员、公司内部的投票,在达到一定共识后,才能确定项目的执行。借助线上管理平台,生态成员可以不受空间限制地工作,可以选择项目的不同分支入手,并在完成工作后获得对应价值的加密货币奖励作为报酬。如同游戏里的任务模式,在游戏任务开始前主办方会向全网进行征召,玩家应邀入场,在任务成功后,每个加入到游戏中的玩家将获得与自己付出相匹配的经验及金币。同时,生态成员可以创建自己的分支项目或者公司,在自由的市场中进行竞争合作。

在未来,这种最大程度上能增强企业敏捷度的“公司+自由人”的模式会得到越来越多应用,而远程工作的完善和普及是实现这种模式的基本要求。

 

顺势而为,成为一名远程工作者

对于个人来说,远程办公不只是简单换个地方工作,更要求工作者拥有符合这种工作方式的综合能力。

首先,自我管理和自驱能力是根本。对自己要做的事情有明确的认识和清晰的步骤,并且能够在无人监督的情景下完成,这在一定程度上要求远程工作者拥有良好的自控能力。要想提高工作效率,即使在家中,也不能少了工作的仪式感,一片清净的工作区域、整洁的仪容、区分开工作和休息的时间,都帮助自己快速进入工作状态。

再者,沟通能力是远程工作的润滑剂。由于远程工作中的沟通往往容易产生信息失真的情况,如何将模糊的事情说清楚、将想法简明扼要地表达出来将是考验远程工作者的一关。同时,在纯文字的沟通中往往不太容易将情绪表达出来,这时候需要对文字细节多加注意,站在对方的角度上想话应该怎么说。

在远程地点的选择上,尽量选择同城远程办公。相比异地办公,远程办公更适合在工作地开展,可以灵活安排在家和在公司的时间,有面对面需求的时候也可以及时响应,一定程度上弥补了远程办公可能存在的不足。

危机从来是个辩证的词,不管对个人还是企业,疫情是摇摇欲坠的“危”,由此带来的远程办公却是实实在在的“机”。在当前形势下,远程办公还会持续一段时间,对于团队来说,要想把握住远程办公的大势,现在就是用先进的生产工具和生产理念打磨内部协作能力的最佳契机。

 

参考资料:

[1] BCG, 《Flex-Work Programs That Actually Work》https://www.bcg.com/publications/2019/flex-work-programs-that-actually-work.aspx

[2] CSDN资讯,《微软高管谈微软远程办公思考与实践》

https://csdnnews.blog.csdn.net/article/details/104230776

[3] GN,《Slack、Zoom们全军出击(上)》

https://mp.weixin.qq.com/s/ukpci-w_uG0xMIh-CiQsYg

[4] Jay Yarow,《This Is The Internal Grading System Google Uses For Its Employees — And You Should Use It Too》

https://www.businessinsider.com/googles-ranking-system-okr-2014-1

[5] 黄东旭,《远程办公5 年,分布式解决所有问题》

https://mp.weixin.qq.com/s/7sf8yojMF4nqKq4J9ju28g

[6] Worktile,《远程办公指南:疫情之下,企业如何高效“复工”?》

https://mp.weixin.qq.com/s/YKq4bHDfjGxuuhDO4k5_8Q

[7] 互联网周刊,《2020远程办公/云办公分类排行榜》

https://mp.weixin.qq.com/s/33aP6fhdO8oGOCoRP6Sw6g

[8] 预见家Foreseer,《非典造就了电商,肺炎疫情能成就远程办公吗?

https://mp.weixin.qq.com/s/Rt3LMmWe-UsGlVDVPsuVjQ

[9] 中欧商业评论,《远程办公就是视频会议?不,它是未来的商业操作系统》

https://mp.weixin.qq.com/s/5wRYAuWnL6B6lepaRc7OzA

[10] 知了区块链,《从华为、海尔的治理中,思考区块链分布式自治公司的形态》

https://mp.weixin.qq.com/s/3Ss9jO3YkzkvBvNkJ5r41Q

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2018-07-11

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